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お客様相談室における個人情報の取り扱いについて

トラスコ中山株式會社(以下、「當社」という。)は、お客様相談室を運営するに當たり、関連する法令やガイドライン、その他當社規程を遵守し、お客様の個人情報を適正に取り扱うことが企業の重要な社會的責務であるとの認識に立ち、以下のとおり個人情報保護に関する基本指針を定めております。

1.個人情報の利用目的

當社は、お客様から収集した情報について、あらかじめ同意を得られない限り、以下の目的の範囲內で利用いたします。

  1. お客様相談室へのご相談やお問い合わせ等への対応や回答。なお當社からの対応や回答は、電話、ファックス、電子メール、郵便などの方法により行います
  2. 統計的資料を作成し、よりよいサービス?商品を開発するため

2.個人情報の取得に関して

當社は、業務上必要な範囲內で、適正かつ適法な手段により個人情報を取得いたします。お客様がお電話にて當社お客様相談室をご利用される場合には、お話いただきました內容を確認するため録音をさせていただいております。また、當社では、折り返しお客様にご連絡させていただく場合のためにナンバーディスプレイを採用いたしておりますので、あらかじめご了承ください。

3.個人情報の管理

當社は、個人情報への不正なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩を防ぐため、管理責任者を定めて厳重に管理いたします。また、個人情報は、一般の利用者がアクセスできない安全な環境下に保管しております。

4.預託に関する措置

  1. 當社は、取得した個人情報の情報処理等を業務委託する等のために取引業者に預託する場合、取引業者による不正な取扱い、漏えい等を防ぐために、個人情報預託先選定基準に従い、適切な取引業者を選択するとともに、次の各號に定める事項を盛り込む契約を締結するなど必要かつ適切な措置を講じます。
    1. 取引業者の責任範囲
    2. 個人情報の安全管理に関し、漏えい?盜用の禁止、預託目的範囲外の加工、利用、複寫、複製の禁止
    3. 取引業者における個人情報を取り扱う期間
    4. 預託に係る業務委託契約終了後の個人情報の返還?消去?廃棄
    5. 再委託を行うにあたっての當社への書面による報告義務
    6. 個人情報の取扱狀況について當社への定期的な報告義務
    7. 當社又は當社の指定する検査機関による情報セキュリティ監査への協力義務
    8. 前各號に違反した場合の措置
    9. 個人情報の漏えい、滅失又はき損が生じ、又は生じるおそれがある場合に遅滯なく當社に報告する義務
  2. 前項に示す當社の義務の適切な履行を確保するため、當社役員、従業員等は、情報処理等の取引業者への委託に際し、個人情報の取扱いを取引業者に預託する場合には、預託を行う旨、預託先名及び個人情報預託先選定基準に照らした評価結果、預託の対象となる個人情報の種類、業務委託の期間及び預託先における個人情報管理者を記載して、預託先との業務委託契約の內容を添付のうえ、各部署の業務委託に関する決裁を受ける前に個人情報管理者の確認後、個人情報管理責任者の認可を受けます。
  3. 當社従業者は、預託先である取引業者等に変更が生じた場合にも前項但書の認可を得ます。ただし、預託先である取引業者の合併その他の事由による事業の承継に伴い、預託先の範囲に変更が生じる場合は、この限りではありません。

5.第三者提供について

當社は、以下に該當する場合を除き、あらかじめお客様の同意を得られない限り、第三者へ個人情報を提供することはありません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身體又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様の同意を得ることが困難である場合
  4. 國の機関若しくは地方公共団體又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様の同意を得ることにより當該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合 
  5. オプトアウトを適用する事項について、あらかじめお客様に通知し、または適切な方法によりお客様が容易に知りうる狀態においている場合

6.保有個人情報の開示?訂正?利用停止等について

  1. 當社の保有個人データについて、お客様より開示?訂正?利用停止等の請求を受けた場合、ご本人様確認を行い、合理的な期間及び範囲內でこれに応じます。
  2. 上記1.で、開示の請求を受けた場合であり、かつ以下に該當する場合は、開示を求められた保有個人データの全部又は一部を開示しないことがあります。
    1. 人の生命、身體、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    2. 當社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    3. 法令に違反することとなる場合
  3. 上記1.で、訂正の請求を受けた場合は、必要な調査を行い、その結果に基づいて訂正を行います。
  4. 上記1.で、利用停止の請求を受けた場合は、事実確認を行い、その求めに正當な理由があることが判明したときは、利用停止又は削除を行います。

7.保有個人情報の開示?訂正?利用停止等の請求方法について

當社の保有個人データについての開示?訂正?利用停止等のご請求は、當社所定の請求用紙に必要事項をご記入のうえ、ご本人様確認のための書類?返信用封筒を同封のうえ簡易書留にてご郵送ください。

1. 請求用紙

こちらからダウンロードしてください。

件名 資料
保有個人データ開示/訂正/利用停止請求書 PDF DOWNLOAD(457KB/2P)

2. ご本人様もしくは代理人様確認のための書類

<ご本人様がご請求される場合>

  • 運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポート、寫真付き住民基本臺帳カード、外國人登録証明書の寫し、または印鑑証明書のうちいずれか2點

<法定代理人(親権者?後見人)様が請求される場合>

  • 法定代理人様である事が証明できる書類(戸籍謄本または住民票等)
  • 法定代理人様ご自身の証明書(運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポート、寫真付き住民基本臺帳カード、外國人登録証明書の寫し、または印鑑証明書のうちいずれか2點)

<代理人様が請求される場合>

  • ご本人様からの委任狀(ご本人様の実印が押印されたもの)
  • ご本人様の印鑑証明書
  • 代理人様ご自身の証明書(運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポート、寫真付き住民基本臺帳カード、外國人登録証明書の寫し、または印鑑証明書のうちいずれか2點)

3. 手數料

當社は、回答書類を作成することに対して、手數料を徴収しておりません。

4. 返信用封筒(簡易書留郵便に限ります)

ご請求いただいた個人情報に対して、當社より回答書類を郵送させていただきますので、定形封筒に380円分の切手を貼った返信用封筒(簡易書留扱い)を同封してください。同封いただけない場合は返信いたしかねますので、ご了承ください。

5.請求先

〒550-0013
大阪市西區新町1-34-15 トラスコグレンチェックビル13F
トラスコ中山株式會社 経営管理本部 総務部大阪管理課
?保有個人データ?取扱い擔當者宛

6. 回答書類返送までの期日

ご請求いただいた個人情報は、請求用紙を受領後2週間程度でご請求者様へ郵送させていただきます。

8.お問い合わせ?苦情等の申出先について

當社の保有個人データに関するお問い合わせ、苦情及びご相談は、以下のアドレスにてメールで受け付けいたします。
お問い合わせ窓口
トラスコ中山株式會社 経営管理本部 総務部大阪管理課
e-mail:privacy@trusco.co.jp

9.個人情報に関する基本指針の見直し

當社は、この基本指針を、當社を取り巻く狀況等の諸環境の変化を踏まえて見直しを行うよう努め、いつでも変更できるものとします。

以上

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